Waterschapscollectief zet toon bij uitdagen markt

Samen sterker met baanbrekend raamcontract ingenieursdiensten

Wie serieuze stappen wil maken met kennisdelen en duurzaam innoveren moet slim zijn. Sinds een jaar bundelen vier waterschappen de krachten met RPS en andere marktpartijen binnen een bijzonder raamcontract voor integrale technische adviesdiensten. Met Joost van der Stee van Waterschap Brabantse Delta en Richard Moerenhout van Waterschap Hollandse Delta maken we de balans op.

Wie bij een waterschap werkt, heeft de komende jaren aan uitdagingen geen gebrek. Met forse opgaven voor duurzame gebiedsinrichting, schoon en voldoende water en uiteraard de waterveiligheid. Traditioneel vliegen de waterschappen dit zelf aan. Maar, weten twee, of in dit geval zelfs vier, niet meer dan één?

Reden voor waterschap Brabantse Delta, waterschap Hollandse Delta, Hoogheemraadschap van Delfland en Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard om de krachten te bundelen. Ze deden een gezamenlijke uitvraag voor integrale, technische advisering. Het leverde een bijzonder raamcontract op met marktpartijen, waarin kennis delen en innovatieve toepassingen centraal staan.

Minutieuze voorbereiding

“Er zit ongelooflijk veel denkwerk in”, blikt contractmanager Joost van der Stee van Brabantse Delta terug. “De voorbereiding van de aanbesteding was bijna een jaar. Van inkoopstrategie tot en met het inkoopplan. Compleet met georganiseerde marktbijeenkomsten, zodat we ook weten wat de marktpartijen belangrijk vinden en waar we rekening mee moeten houden.”

Van der Stee is samen met de contractmanagers van de andere deelnemende waterschappen lid van het contractmanagementteam van het collectief.

Daar boven opereert een stuurgroep met onder andere Richard Moerenhout, afdelingshoofd van Waterschap Hollandse Delta. “Wat je met deze samenwerking beoogt, is meer halen uit het opdrachtgeverschap. Dus, hoe je de markt benadert, hoe je uitvraagt, welke ruimte je geeft in het bedenken van bijvoorbeeld innovatieve toepassingen”, licht hij alvast een tipje van de ambitiesluier op.

Innoveren

Hoe krijgt het waterschapcollectief na een jaar concreet vorm? Voor het antwoord hoeven Moerenhout en Van der Stee niet lang na te denken. Ze komen met een voorbeeld over duurzaam innoveren. Met een uitgeschreven prijsvraag is aan de deelnemende marktpartijen gevraagd met ideeën te komen hoe een thema als biodiversiteit in de uitvragen beter uit de verf komt.

Over delen gesproken.  Tijdens de marktdag stimuleerden de marktpartijen de waterschappen om de conceptmarktvraag alvast naar hen op te sturen, voordat zij de markt opgaan. “Dit leidt tot betere uitvragen, waardoor we meer uit de markt halen dan wat we van te voren bedacht hadden”, hoopt Moerenhout.

“Innovatie zit hem ook in het proces”, vult Van der Stee aan. “Voorheen hielden we die concept uitvraag nauw tegen de borst en was het ook meer ieder waterschap voor zich.”
“Juist omdat je een langdurige verbintenis met elkaar hebt, durf je vanuit een vertrouwensrelatie meer ruimte te geven aan de markt. Dit gaat uiteindelijk leiden tot meer creatieve oplossingen”, is de overtuiging van Moerenhout.

Prestaties meten

Om de samenwerking met de adviesbureaus beter te kunnen beoordelen, start het waterschapcollectief met projectoverstijgende prestatiemetingen. Van der Stee:  “Hoe voer je de evaluatie van uitgevoerde projecten uit? Hoe leg je de prestatieafspraken vast op een uniforme manier? We hebben een training gekregen in het gebruik van de ‘CROW Better Performance Tool’ waarmee we de prestatiemeting concreet invullen.”

De contractmanager vervolgt: “Wat overigens ook nieuw is, is dat we streven naar een eerlijke verdeling van de offerteaanvragen. Dat meten we periodiek met een wiskundig cijfer, de KOOC (‘Kans Op Opdracht-Coëfficiënt’). Zien we dat bepaalde partijen achterblijven in het aantal opdrachten, dan sturen we die bij in de uitvragen.”

Intensiever samenwerken

Zo wordt het raamwerk in proces en systeem stillaan opgetuigd. Aan energie is bij de waterschappen en de marktpartijen geen gebrek. Maar wat heeft dit na één jaar concreet opgeleverd?  “We weten elkaar binnen de betrokken waterschappen zoveel beter te vinden dan voorheen. Zoals bij de vier duurzaamheidscoördinatoren van de waterschappen die nu intensief samenwerken”, klinkt Van der Stee overtuigend.

Moerenhout vult aan: “Of neem de kennisoverdracht in de perceelteams, die regelmatig bijeenkomsten organiseren om actuele thema’s bij de kop te pakken. Overigens niet alleen met elkaar, maar ook met de marktpartijen. Dat is een hele positieve ontwikkeling.”

Stabiele organisatie creëren

Om die samenwerking te initiëren, is een stabiele organisatie neergezet met afgevaardigden van de vier waterschappen. Opgebouwd vanuit een laag van de stuurgroep, het contractmanagementteam en de perceelteams. In deze perceelteams zitten vooral technisch managers, omgevingsmanagers en contractmanagers. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de vijf percelen binnen de raamovereenkomst.

“De inkoopplanning is consistenter en betrouwbaarder als je informatie eerder met elkaar deelt”, merkt Moerenhout op. “We kijken zes maanden vooruit en geven aan wat eraan komt. Je merkt dat de markt plezierig ongeduldig is en dit ook prettig vindt. Het raamcontract prikkelt ze om met ons samen te werken en ook onderling.”

Leren is verbeteren

Hoewel Van der Stee en Moerenhout terugkijken op een succesvol eerste jaar, zien zij ook ruimte voor verbetering. Laatgenoemde is van mening dat de voorspelbaarheid en stabiliteit van de opdrachtgever aandacht vraagt. “We hebben een inkoopplanning, maar gaan we die ook daadwerkelijk halen. Daar zit nog een winstpunt.”

Van der Stee vult aan: “Verder blijven we streven naar een nog hogere kwaliteit van de uitvragen. Bijvoorbeeld door net dat extra accent op duurzaamheid of innovatie toe te voegen. Kijk, zo’n winnende prijsvraag over biodiversiteit is natuurlijk hartstikke mooi, maar hij moet natuurlijk wel ingekocht en uitgevoerd worden. Dus waak voor teleurstelling.”

Inspiratiebron

Vooralsnog is er geen plaats voor teleurstelling. Sterker, het collectief wordt als belangrijke  inspiratiebron gezien. Want inmiddels is deze vorm van aanbesteden ook overgenomen door drie noordelijke waterschappen. Hebben Van der Stee en Moerenhout nog tips? “Ga op tijd in gesprek met de marktpartijen en spiegel daarbij je keuzes. Dit heeft ons veel opgeleverd”, spreekt Van der Stee uit ervaring.

“Zorg dat je niet met te veel waterschappen bent en geografisch bij elkaar zit. Vier is een mooi aantal om flexibel en doeltreffend samen te werken. Zeker ook in het corrigeren van elkaar”, vult Moerenhout aan. Daarbij is het volgens het afdelingshoofd belangrijk veel tijd te investeren in het afstemmen van het hoofddoel van het raamcontract.

“Ga je voor de laagste prijs in de markt, of wil je echt investeren in de samenwerking met die markt? Als je dat van te voren niet goed afspreekt met de aanbestede partijen of vorm geeft, dan wordt het een raamcontract van losse eindjes. Terwijl we de komende vijf jaar juist een succesvolle eenheid willen creëren.”

Prijsvraag als vliegwiel voor biodiversiteitsinnovatie

Een één-op-één gunning voor het toepassen van biodiversiteit binnen projecten. Niet door het invullen van de standaard papierwinkel, maar door het winnen van een prijsvraag. Volgens duurzaamheidscoördinator Marieke Wijnands een ideaal vliegwiel voor innovatieve ideeën.

Als een van de duurzaamheidscoördinatoren nam Marieke Wijnands, KAM-adviseur bij waterschap Brabantse Delta, zitting in de jury van de prijsvraag over duurzaamheid. Van de 16 betrokken marktpartijen deden er 12 aan mee. Ze mochten hun creatieve ideeën naar hartenlust inzetten.

“Een uitvraag telt al snel 100 pagina’s. Wat we nu hebben gedaan, is een uitvraag op twee A-4tjes. De marktpartijen mochten vervolgens in één A4-tje hun inzending opsturen. Strekking: ‘Geef ons handvatten of een menukaart van hoe we biodiversiteit kunnen meenemen in elk project?’

“Het gaat dan niet alleen om de ecologische projecten, maar bijvoorbeeld ook hoe je biodiversiteitsaspecten meeneemt bij de renovatie van een riool. Het is mooi om te zien dat ze daarmee ook echt geprikkeld worden. Je zag bij de meeste inzendingen dat het heel kleurrijk en innovatief was. Dat zet je absoluut aan het denken”, aldus Wijnands.

> Bovenstaand artikel is ook verschenen in de nieuwste editie van vakblad Land en Water.