RPS implementeert nieuw laboratorium informatiemanagementsysteem
LabWare LIMS™ brengt nieuwe dimensie in klantenservice
In de wereld van laboratoria waar alles draait om precisie en communicatie is een sterk informatiemanagementsysteem onmisbaar. Ontdek met divisiedirecteur Jan Kegelaer hoe de
overstap naar het wereldwijd gerenommeerde LabWare LIMS™ zorgt voor een doeltreffender laboratoriumproces voor onze klanten.
In een wereld waar regels en wetten norm zijn, is het beheer van gegevens van essentieel belang. Het grootste risico? Het verwarren van een opdracht, monster of resultaat met een ander, met potentieel verstrekkende gevolgen. Daarom moeten laboratoria alle stappen in het analyseproces nauwkeurig documenteren. Deze transparantie dient niet alleen voor externe audits, maar geeft ook intern duidelijkheid over uitgevoerde tests en activiteiten.
Een LIMS fungeert als de regisseur van dit complexe schouwspel. Het vormt als het ware het digitale brein van een laboratorium. Het regelt de werkwijze van laboratoria door het toepassen van gestandaardiseerde workflows. Hierdoor kun je processen beter stroomlijnen en efficiënter werken. Want elke stap in dit proces heeft specifieke taken, registraties en verantwoordelijkheden.
En dit is waar RPS Analyse een belangrijke stap zet. “We zijn momenteel bezig met een grootschalige overgang naar LabWare LIMS™, een systeem dat flexibel en schaalbaar is, en aangepast kan worden aan de specifieke behoeften van verschillende laboratoria en de klanten die we bedienen”, legt Jan Kegelaer, divisiedirecteur bij RPS Analyse, uit.
De software van het in 1988 opgerichte LabWare wordt gebruikt in meer dan 100 landen in diverse sectoren, waaronder de farmaceutische, biotechnologische, voedingsmiddelen- en drankenindustrie, milieu, klinische diagnostiek en onderzoek. Bekende bedrijven zoals Kellogg’s, Johnson & Johnson Goodyear, Eurofins en AstraZeneca hebben LabWare LIMS™ inmiddels al omarmt.
Vanwaar de overstap?
“Ons huidige LIMS is sinds 2009 in gebruik. Echter, vanaf eind 2023 zal dit geen verdere updates meer ontvangen, wat onze bedrijfsvoering in gevaar brengt. In 2021 zijn we daarom met drie alternatieve partijen in gesprek gegaan, waarbij LabWare als de beste keuze naar voren kwam. Hoewel hun aanbieding niet de meest kostenefficiënte was, gaf hun systeem ons het grootste vertrouwen in wat we nodig hebben van een LIMS-systeem. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst. Want het essentiële kenmerk van dit businessmodel is dat het nooit ‘End of Life’ zal bereiken.”
Wat betekent deze overstap voor RPS Analyse?
“Het overstappen naar LabWare vraagt flink wat inzet van onze LIMS-programmeurs en de teams op de werkvloer. We hebben een team van 15 ‘key users’ uit diverse afdelingen samengesteld om deze verandering soepel te laten verlopen. Het lijkt alsof je een set LEGO-blokken aanschaft; je kunt ze volgens het voorgestelde concept gebruiken, of naar eigen wens op een andere manier samenstellen.
Hoe werkt dat dan concreet in de praktijk?
“Ons overstapproject kent twee cruciale fasen. Momenteel bevinden we ons in de eerste fase, waarin we ons huidige LIMS-systeem één-op-één vervangen. Dit betekent dat we alle vertrouwde functionaliteiten inrichten. Van het registreren van monsters tot het koppelen ervan aan onze instrumenten en planningsystemen. Ons doel is om de gegevens slechts eenmaal in te voeren en vervolgens te laten meevloeien met ons productieproces.
Na afronding van deze fase volgt een even belangrijke ontwikkelfase, met een sterke focus op klantcommunicatie. Momenteel digitaliseren we de monsters pas zodra ze bij ons binnenkomen. Uiteindelijk streven we ernaar dat klanten hun aanvragen en opdrachten digitaal kunnen indienen. Dit sluit aan bij onze ambitie om op termijn in de volledige keten papierloos te werken.
Zijn er nog andere voordelen voor de klanten te verwachten bij de overstap naar LabWare LIMS™?
“LabWare LIMS™ heeft het voordeel dat het in de toekomst in de cloud kan worden gehost. Voor onze klanten betekent dit bijvoorbeeld dat het LIMS-systeem toegankelijk is via elke webbrowser op elk apparaat. Dit betekent dat de snelheid en precisie in de communicatie aanzienlijk verbetert.”
LabWare LIMS™ heeft de nodige kritiek te verduren gehad dat het een ‘onnodig omvangrijk product is dat probeert er voor iedereen te zijn’, terwijl niet elk laboratorium alle functionaliteiten nodig heeft. Hoe kijk jij hier tegenaan?
“Voor ons is dit eigenlijk superhandig. Ook al zijn we niet het grootste laboratorium ter wereld, hebben we wel hele specifieke en complexe vereisten. We doen van alles, zoals monsters nemen, apparatuur verhuren, labwerk en advies geven.”
“Vroeger moesten we vaak van die speciale aanpassingen doen als we iets nieuws wilden toevoegen. Maar nu merken we dat veel van deze wensen al standaardfunctionaliteit zijn in LabWare’s systeem. Bovendien biedt het nieuwe systeem de mogelijkheid om al onze offertetrajecten op één plek te beheren. Al de tijd die we administratief besparen kunnen we straks efficiënter inzetten om onze dienstverlening naar de klant verder te professionaliseren.”
Wanneer verwacht je dat LabWare LIMS™ volledig operationeel is binnen onze laboratoria?
We gaan in verschillende fasen implementeren, waarbij de omvangrijkste voor de komende maanden op de planning staat.
Metingen die doel treffen
In situaties waar gezondheid en tijd cruciaal zijn, staan onze medewerkers voor u klaar om monsters te nemen en te analyseren. We beschikken over eigen laboratoria behorend tot de Nederlandse top voor arbeidshygiënisch, milieutechnisch en asbestonderzoek. Meer weten? Bekijk hier het complete dienstenaanbod van ons laboratorium.